Politica de confidențialitate

1. Cine suntem

Operatorul datelor dumneavoastră este P & D POLIDOM PRODUCȚIE SRL, firmă care oferă servicii sub marca Polidom Service.

Sediul social

Str. Principală nr. FN, sat Bălteni, com. Probota, jud. Iași, cod poștal 707396

Nr. Reg. Com.

J2006000159221

CUI

RO18316368

E-mail pentru date personale

programari@polidomservice.ro

Telefon

+40 742 329 006, +40 720 046 057

WhatsApp

+40 372 404 995 (Polidom Service)

Reparațiile în garanție

Când un producător, importator sau vânzător ne transmite un caz de reparație în garanție, el este operatorul datelor dumneavoastră. Noi le prelucrăm în numele lui, ca persoană împuternicită, numai pentru a efectua reparația și potrivit instrucțiunilor lui. Pentru aceste date se aplică și politica de confidențialitate a producătorului sau a vânzătorului. În secțiunile de mai jos spunem explicit unde reparațiile în garanție se tratează diferit.

2. Ce date prelucrăm

Prelucrăm doar datele de care avem nevoie pentru a vă rezolva solicitarea. În funcție de situație, acestea pot fi:

• Date de identificare și de contact: numele, numărul de telefon, adresa de e-mail și adresa la care se face intervenția, inclusiv detalii precum bloc, scară, etaj și apartament.
• Date despre echipament și defect: tipul, marca, modelul și seria echipamentului, descrierea problemei, istoricul intervențiilor, piesele înlocuite și fotografiile echipamentului sau ale etichetei.
• Date despre achiziție și garanție: factura sau bonul de cumpărare, certificatul de garanție și numărul de referință al cazului primit de la producător sau vânzător. Pe factură pot apărea și alte date, cum ar fi prețul și data cumpărării.
• Conținutul comunicărilor: mesajele schimbate cu noi pe WhatsApp sau prin e-mail, fotografiile și documentele trimise, data și ora mesajelor și starea lor (trimis, livrat, citit). Pentru WhatsApp prelucrăm și numele afișat în profilul dumneavoastră.
• Date de facturare și plată: datele de pe factură și confirmarea plății.
• Datele persoanelor de contact ale clienților firme: numele, funcția, telefonul și e-mailul persoanelor desemnate de firmă, inclusiv ale utilizatorilor portalului de clienți.
• Date din formularul de contact al site-ului: numele, e-mailul, telefonul și mesajul. Despre cookie-uri găsiți detalii în Politica privind cookie-urile.

Nu vă cerem date sensibile, cum ar fi date despre sănătate, copii ale actului de identitate sau date de card. Vă rugăm să nu ni le trimiteți pe niciun canal.

3. De unde avem datele

• direct de la dumneavoastră, când ne sunați, ne scrieți, completați formularul de pe site sau aduceți echipamentul la atelier;
• de la producătorul, importatorul sau vânzătorul echipamentului, când ne transmite un caz de reparație în garanție pe numele dumneavoastră. În aceste cazuri lucrăm în numele lui, ca persoană împuternicită;
• de la firma care ne comandă lucrarea, în cazul persoanelor de contact ale clienților firme;
• de la partenerii noștri de service, care efectuează intervenția și ne raportează rezultatul.

4. De ce folosim datele și pe ce temei legal

Pentru reparațiile în garanție, scopul și temeiul legal sunt stabilite de producător sau de vânzător, ca operator. Noi folosim aceste date numai în numele lui și potrivit contractului încheiat cu el: verificăm dreptul la garanție pe baza etichetei și a facturii, efectuăm reparația, comunicăm cu dumneavoastră despre ea și îi raportăm rezultatul.

Nu folosim datele dumneavoastră pentru publicitate, nu le vindem și nu vă trimitem mesaje promoționale pe WhatsApp.

5. Comunicarea pe WhatsApp

Când vă scriem

După ce înregistrăm o solicitare pe numele dumneavoastră, de exemplu o reparație în garanție sau o intervenție la domiciliu, vă putem trimite un mesaj pe WhatsApp. Îl trimitem la numărul de telefon pe care ni l-ați dat dumneavoastră sau pe care ni l-a transmis producătorul ori vânzătorul. În cazurile de garanție, vă scriem în numele producătorului sau al vânzătorului. Vă scriem numai despre solicitările dumneavoastră. Ne puteți scrie și dumneavoastră oricând pe acest număr.

Ce vă putem cere

• o fotografie a etichetei produsului, pe care se văd modelul și seria;
• pentru reparațiile în garanție, o fotografie a facturii sau a bonului de cumpărare;
• confirmarea adresei și detaliile de acces (bloc, scară, etaj, apartament);
• alte informații despre defect.

Mesaje automate

Unele mesaje sunt trimise automat: primul mesaj după înregistrarea solicitării, confirmarea că am primit fotografiile, cererea de confirmare a adresei și câteva întrebări cu butoane prin care vă îndrumăm spre departamentul potrivit. Mesajele automate doar organizează conversația. Deciziile despre solicitarea dumneavoastră, cum ar fi acceptarea în garanție, programarea sau costul, le iau colegii noștri.

Cine vede conversația

Conversația este vizibilă colegilor din dispecerat care se ocupă de solicitări. Fotografiile și documentele pe care ni le trimiteți se atașează la dosarul solicitării. Ele pot fi transmise partenerului care efectuează intervenția și, când sunt necesare pentru validarea garanției, producătorului sau vânzătorului.

Rolul Meta

În Uniunea Europeană, WhatsApp este un serviciu oferit de WhatsApp Ireland Limited, companie din grupul Meta. Pentru conversațiile cu clienții folosim platforma WhatsApp Business, prin care Meta prelucrează mesajele în numele nostru, ca persoană împuternicită. Mesajele sunt criptate în timpul transmiterii. Meta le poate păstra temporar, cel mult 30 de zile, pentru a asigura livrarea lor, și le poate prelucra și în afara Spațiului Economic European (vezi secțiunea 7). Folosirea aplicației WhatsApp de către dumneavoastră este reglementată și de termenii și politica de confidențialitate WhatsApp, disponibile la whatsapp.com/legal.

Dacă nu doriți să comunicăm pe WhatsApp

Comunicarea pe WhatsApp nu este obligatorie. Scrieți-ne în conversație că nu doriți să continuăm pe WhatsApp sau anunțați-ne la telefon ori pe e-mail, iar de atunci vă vom contacta doar prin telefon sau e-mail. Fotografiile ni le puteți trimite și pe e-mail, la programari@polidomservice.ro. Puteți bloca oricând numărul nostru din aplicația WhatsApp.

6. Cui transmitem datele

Transmitem datele numai în măsura în care este necesar pentru scopurile de mai sus:

• Partenerii de service care efectuează intervenții în numele nostru: numele, telefonul, adresa, echipamentul și defectul.
• Producătorul, importatorul sau vânzătorul echipamentului, în numele căruia efectuăm reparațiile în garanție: datele cazului, raportul și procesul-verbal al intervenției și fotografiile necesare validării garanției.
• Furnizorii care lucrează pentru noi ca persoane împuternicite, pe bază de contract și numai pentru serviciul pe care ni-l prestează:
  • SIGMA APPDEV SRL (Piatra-Neamț, CUI RO34783675), care dezvoltă, găzduiește și întreține sistemul informatic în care gestionăm solicitările. Serverele sunt găzduite prin Hetzner Online GmbH;
  • WhatsApp Ireland Limited (Meta), pentru mesageria WhatsApp;
  • DigitalOcean, pentru stocarea fotografiilor și a documentelor;
  • Space Ro SRL, pentru serviciile de e-mail.
• Autoritățile publice, de exemplu ANAF, instanțele sau poliția, atunci când legea ne obligă.

Pentru reparațiile în garanție, apelăm la partenerii de service și la furnizorii de mai sus în condițiile stabilite prin contract cu producătorul sau cu vânzătorul.

7. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Unii furnizori, de exemplu Meta sau DigitalOcean, pot prelucra date și în afara Spațiului Economic European, inclusiv în Statele Unite. În aceste situații, transferul se face pe baza deciziei de adecvare a Comisiei Europene privind Cadrul UE–SUA pentru protecția datelor, pentru furnizorii certificați, sau pe baza clauzelor contractuale standard adoptate de Comisie. La cerere, vă oferim informații despre garanțiile folosite.

8. Cât timp păstrăm datele

• Dosarul solicitării, inclusiv datele de contact, datele echipamentului, fotografiile și conversațiile: pe durata solicitării și încă 3 ani de la închiderea ei, pentru garanția lucrării și pentru eventuale reclamații.
• Facturile și celelalte documente contabile: pe durata cerută de legislația financiar-contabilă, în general 5 ani pentru documentele justificative și 10 ani pentru registrele contabile.
• Mesajele din formularul de contact care nu devin o solicitare: cel mult 1 an.
• Mesajele WhatsApp pe serverele Meta: cel mult 30 de zile.

După aceste termene, ștergem datele sau le anonimizăm. Pentru reparațiile în garanție respectăm, în plus, instrucțiunile producătorului sau ale vânzătorului. Dacă acesta ne cere, ștergem datele mai devreme sau i le returnăm, cu excepția celor pe care legea ne obligă să le păstrăm.

9. Drepturile dumneavoastră

Potrivit Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR), aveți următoarele drepturi:

• dreptul de acces: să aflați ce date avem despre dumneavoastră și să primiți o copie a lor;
• dreptul la rectificare, dacă datele sunt greșite sau incomplete;
• dreptul la ștergere, când datele nu mai sunt necesare sau prelucrarea nu are temei;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitate: să primiți datele într-un format structurat sau să le transmitem altui operator;
• dreptul de opoziție la prelucrările bazate pe interesul legitim, inclusiv la chestionarele de satisfacție;
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată;
• dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere și de a vă adresa instanței.

Cum vă exercitați drepturile

Scrieți-ne la programari@polidomservice.ro sau prin poștă, la sediul social. Răspundem gratuit, în cel mult o lună de la primirea cererii. În cazuri complexe, termenul se poate prelungi cu încă două luni, iar atunci vă anunțăm. Putem să vă cerem informații suplimentare pentru a confirma că cererea vine de la dumneavoastră.

Pentru datele dintr-o reparație în garanție, vă puteți adresa direct producătorului sau vânzătorului, ca operator. Dacă ne scrieți nouă, îi transmitem fără întârziere cererea și îl ajutăm să vă răspundă.

Dacă cereți ștergerea datelor cât timp solicitarea este în lucru, s-ar putea să nu o mai putem finaliza, pentru că nu vă vom mai putea contacta. Datele pe care legea ne obligă să le păstrăm, de exemplu facturile, rămân arhivate până la sfârșitul termenului legal.

10. Cum protejăm datele

Accesul la sistemul informatic se face cu cont și parolă, iar drepturile de acces sunt stabilite în funcție de rolul fiecărui coleg. Conexiunile la sistem sunt criptate (HTTPS). Partenerii și furnizorii noștri sunt obligați prin contract să păstreze confidențialitatea datelor și să le folosească doar pentru serviciul prestat.

11. Modificări ale politicii

Putem actualiza această politică atunci când se schimbă serviciile noastre sau legislația. Versiunea în vigoare este întotdeauna cea publicată pe această pagină, iar data ultimei actualizări apare la început.

12. Contact

Pentru orice întrebare despre datele dumneavoastră ne puteți scrie la programari@polidomservice.ro sau ne puteți suna la +40 742 329 006.